1.范围

适用于公司内所有部门为在职员工开具各类证明文件的情况，包括但不限于在职证明、收入证明、离职证明等。

2.规范性引用文件

DB13/T 3008.2-2024  人力资源服务规范

3.术语和定义

辞退是指用人单位由于某种原因与劳动者解除劳动合同的一种行为。这是企业在人力资源管理过程中可能采取的一种措施，涉及到劳动关系的终止。

4.职责划分

4.1员工：

依据实际需求，如实填写《员工证明开具申请表》，详细说明证明用途、所需证明的具体内容，并提供相关辅助材料（如有）。

对所申请证明内容的真实性负责，承担因虚假信息导致的一切法律后果。

4.2员工所在部门主管：

对员工的申请资格进行初步审核，包括确认员工在本部门的在职状态、工作表现等情况是否符合开具证明的条件。

审核申请表中涉及本部门工作范畴内信息的准确性，如职位、部门架构、工作业绩等内容（若有相关要求）。

在申请表上签署审核意见并注明日期。

4.3人力资源部：

接收经部门主管审核后的申请表，全面核实员工的人事信息，如入职时间、劳动合同签订情况、薪资福利详情、考勤记录、奖惩情况等。

根据公司既定的证明模板及审核无误的信息，起草或修改证明文件内容，确保格式规范、语言严谨、信息完整。

将起草好的证明提交至法务部进行法律合规审查。

4.4法务部：

依据相关法律法规、公司规章制度以及各类证明的标准规范，对证明文件进行严格的法律风险评估与合规性审查。

如发现证明内容存在法律漏洞、合规风险或表述不当之处，及时提出明确的修改意见并反馈至人力资源部。

公司高层领导（总经理或授权副总经理）：

对通过法务审查的证明文件进行最终审批决策，从公司整体利益、声誉维护以及管理规范等多方面综合考量是否批准开具证明。

在审批通过的证明文件上签字并加盖公司公章（或专用证明章，依据公司印章管理规定），使证明正式生效。

5.流程步骤

5.1申请提交：

员工下载并填写《员工证明开具申请表》，申请表内容应涵盖员工姓名、工号、所在部门、入职时间、申请证明类型、证明用途、所需证明具体信息（如证明收入则需注明具体金额及薪资构成等）以及员工本人签名与申请日期。

员工将填写完整的申请表及相关辅助材料（如贷款合同中关于收入证明的要求页面、签证申请材料清单等）一并提交给所在部门主管。

5.2部门审核：

部门主管在收到申请后的 3 个工作日内完成审核工作。

审核内容包括但不限于确认员工身份及在本部门的工作情况属实，申请表中填写信息与实际情况一致，评估证明开具对部门工作及公司形象的潜在影响等。

若审核通过，部门主管在申请表上签署 “同意开具” 意见并注明审核日期；若不同意，需详细注明拒绝原因并与员工沟通反馈。

5.3人力资源部处理：

人力资源部在收到部门主管审核通过的申请表后 5 个工作日内开展工作。

首先，从企业人事管理系统中调取员工的详细人事档案，仔细核对申请表中的各项信息与人事档案记录是否一致，重点关注入职时间、职位变迁历史、薪资调整记录、培训经历、劳动合同起止时间等关键信息。

然后，根据公司统一的证明模板库，选择适用于该员工申请类型的证明模板，依据核对无误的信息填充证明内容，保证证明语言简洁明了、逻辑严谨、无歧义且符合公司行文规范。

最后，将起草完成的证明文件以电子文档形式发送至法务部进行法律合规审查，并附带《员工证明开具申请表》扫描件以便法务部全面了解情况。

5.4法务审查：

法务部在收到人力资源部提交的证明文件及相关材料后的 2 个工作日内进行审查。

审查要点包括：证明内容是否符合国家法律法规、地方政策以及行业规范要求；是否存在可能引发法律纠纷或对公司不利的表述；证明的开具是否遵循公司内部的管理流程与审批权限；是否涉及公司商业秘密、敏感信息的不当披露等。

若审查通过，法务部在证明文件上加盖 “法务审查通过” 电子印章并签署意见反馈至人力资源部；若存在问题，法务部以修订模式在证明文件中标注修改意见，并通过邮件详细说明问题所在及修改建议，要求人力资源部修改后重新提交审查。

5.5领导审批：

人力资源部在收到法务审查通过的证明文件后，将其打印纸质版并附上《员工证明开具申请表》原件，呈交至公司高层领导（总经理或授权副总经理）进行最终审批。

公司领导在收到材料后的 3 个工作日内进行审批。审批过程中，领导需综合考虑公司整体运营情况、与员工相关的特殊事项以及证明开具对外部合作单位或机构的影响等因素。

若审批同意，公司领导在证明文件上签字并注明审批日期，同时通知人力资源部安排盖章事宜；若审批不同意，领导在申请表上签署 “不同意开具” 意见并简要说明原因，由人力资源部将结果反馈给员工。

5.6开具与交付：

人力资源部在收到公司领导审批同意的通知后 1 个工作日内完成证明文件的开具工作。

根据公司印章管理规定，在证明文件的指定位置加盖公司公章（或专用证明章），确保印章清晰、完整且加盖位置准确无误。对于多页证明文件，需加盖骑缝章以防止文件被篡改。

开具完成后，人力资源部通过以下方式将证明文件交付给员工：

若员工在公司办公场所，可当面将证明文件交给员工，并要求员工在《证明文件领取签收表》上签字确认领取，签收表内容应包括员工姓名、工号、证明类型、领取日期等信息。

若员工因外出办公等原因无法当面领取，人力资源部可根据员工提供的收件地址，通过挂号信或具有法律效力的快递服务将证明文件邮寄给员工，并妥善保存邮寄凭证。

5.7存档管理：

人力资源部在证明文件开具并交付员工后 7 个工作日内完成存档工作。

将《员工证明开具申请表》原件、证明文件的电子文档及纸质复印件（如有盖章签字的修改稿一并留存）、法务审查意见、领导审批意见以及证明文件领取签收记录等相关材料按照员工姓名及工号进行分类整理，存入员工个人人事档案。人事档案的保存期限依据国家档案管理相关法律法规及公司内部规定执行，一般不少于员工离职后 5 年。

6.特殊情况处理

6.1紧急申请：

若员工因特殊紧急情况（如签证申请时间紧迫、法院传票要求限期提供证明等）需要加急开具证明，员工在填写《员工证明开具申请表》时需特别注明 “紧急申请” 字样，并向部门主管说明紧急情况的具体事由及时间要求。

部门主管在审核时应优先处理紧急申请，在 1 个工作日内完成审核并注明 “加急审核” 意见。后续人力资源部、法务部及公司领导在各环节审批过程中均应优先处理，相应缩短处理时间，但不得违反法律法规及公司基本审批程序，确保证明信息的准确性与合规性。

6.2信息变更或补充：

在证明开具过程中，若发现员工提供的信息有误或不完整，需要变更或补充信息时，人力资源部应及时通知员工。

员工需重新填写《员工证明开具申请表》，修正错误信息或补充完整所需内容，并重新提交给部门主管进行审核。后续流程按照正常申请流程从部门审核环节开始依次进行。

6.3证明遗失补发：

若员工已开具的证明文件不慎遗失，需要公司补发，员工应向人力资源部提交书面申请，说明遗失证明的类型、原开具时间、遗失原因等详细情况，并附上本人身份证复印件。

人力资源部在收到申请后，先核实员工身份及原证明开具记录。若核实无误，按照原证明开具流程重新为员工开具证明，并在证明文件上注明 “补发” 字样，同时在存档材料中注明补发原因及时间，以区别于原始证明文件。

7.相关文件与记录

《员工证明开具申请表》

《证明文件领取签收表》

员工人事档案资料

各类证明文件模板

法务审查意见记录

公司领导审批意见记录

邮寄凭证（若采用邮寄方式交付证明文件）

8.附则

本标准由企业人力资源部门负责解释与修订。

本标准自发布之日起生效实施。

[企业名称]廊坊市新华劳务派遣有限公司

 

[发布日期]2024年3月

 

廊坊劳务派遣，廊坊人事代理，廊坊人事外包

本文来源：http://www.xinhuapaiqian.com/xiangguanzhengming603.html

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